Viele Projektteams feiern den fristgerechten Abschluss von Aufgaben und die Einhaltung des zugewiesenen Budgets, nur um später überrascht festzustellen, dass das Projekt nicht die beabsichtigte Wirkung auf die Organisation erzielt hat. Diese Kluft zwischen „Projektabschluss" und „Erreichen seines Zwecks" ist eine der häufigsten Herausforderungen im Projektmanagement und einer der Hauptgründe, warum manche scheinbar erfolgreichen Projekte in Bezug auf den tatsächlichen Wert Misserfolge sind.
Der Unterschied zwischen Einhaltung und Erfolg
Die Einhaltung von Umfang, Zeit und Kosten ist eine wichtige operative Kennzahl, aber nicht das einzige Maß für den Erfolg eines Projekts. Ein Team, das ein technisches System termingerecht liefert, dessen Mitarbeiter es aber später nicht nutzen, hat keinen echten Erfolg erzielt, wie ausgezeichnet auch immer die Einhaltungsindikatoren sein mögen. Wahrer Erfolg wird an der Wirkung gemessen: Hat sich die Leistung verbessert? Ist die Kundenzufriedenheit gestiegen? Wurde die erwartete Kapitalrendite erzielt?
Drei Praktiken zur Verknüpfung von Projekten mit Wirkung
Erstens, Wirkungsindikatoren von Beginn des Projekts an definieren, nicht erst nach der Lieferung. Wenn ein Team gebeten wird, „was echter Erfolg wirklich bedeutet" mit messbaren Indikatoren zu definieren, bevor die Umsetzung beginnt, wird die Planung realistischer, und die Prioritäten der Entscheidungsfindung während der Umsetzung verschieben sich zugunsten dessen, was dem endgültigen Ziel dient.
Zweitens, Endnutznießer einbeziehen, nicht nur Entscheidungsträger. Viele Projekte werden auf Grundlage der Vision des oberen Managements gestaltet, ohne ausreichende Erprobung mit denen, die die Ergebnisse tatsächlich nutzen werden, sodass sie technisch erfolgreich, aber praktisch erfolglos sind.
Drittens, die Wirkung nach dem offiziellen Abschluss des Projekts verfolgen. Die meisten Projektmanagement-Methoden enden bei der Phase des „Abschlusses", während die wahre Wirkung erst Monate nach der tatsächlichen Umsetzung sichtbar wird. Die Planung einer Nachprüfung 3 bis 6 Monate nach der Lieferung deckt Lücken auf, die in typischen Abschlussberichten nicht sichtbar werden.
Fazit
Professionelles Projektmanagement erfordert klare Werkzeuge und Methoden, bleibt jedoch unvollständig, ohne sie mit dem ursprünglichen Zweck des Projekts zu verknüpfen. Die Führungskraft, die wirklich erfolgreich ist, ist jene, die operative Disziplin mit strategischer Vision ausbalanciert und sich stets daran erinnert, dass die Lieferung des Projekts nicht das Ende der Reise ist, sondern der Beginn der Prüfung seines wahren Werts.